Masa retensi adalah waktu yang ditentukan untuk menyimpan dokumen atau informasi sebelum akhirnya dihapus atau dibuang. Hal ini penting untuk menjaga keamanan dan kebersihan data dan dokumen yang dimiliki perusahaan atau organisasi. Masa retensi sendiri berbeda-beda tergantung pada jenis dokumen atau informasi tersebut.
Jenis Dokumen yang Memiliki Masa Retensi
Setiap dokumen atau informasi yang dimiliki perusahaan atau organisasi memiliki masa retensi yang berbeda-beda. Berikut adalah beberapa jenis dokumen yang memiliki masa retensi:
1. Dokumen Keuangan
Dokumen keuangan seperti laporan keuangan, bukti pembayaran, dan faktur harus disimpan selama minimal 5 tahun. Hal ini untuk memastikan bahwa dokumen tersebut dapat digunakan sebagai bukti pada saat audit atau pemeriksaan pajak.
2. Dokumen SDM
Dokumen SDM seperti laporan absensi, kontrak kerja, dan data karyawan harus disimpan selama minimal 2 tahun setelah karyawan tersebut keluar dari perusahaan. Hal ini untuk memastikan bahwa dokumen tersebut dapat digunakan sebagai bukti pada saat sengketa atau litigasi.
3. Dokumen Hukum
Dokumen hukum seperti kontrak, surat kuasa, dan dokumen pengadilan harus disimpan selama minimal 10 tahun. Hal ini untuk memastikan bahwa dokumen tersebut dapat digunakan sebagai bukti pada saat sengketa atau litigasi.
Pentingnya Mengetahui Masa Retensi
Mengetahui masa retensi dokumen sangat penting untuk menjaga keamanan dan kebersihan data dan dokumen yang dimiliki perusahaan atau organisasi. Beberapa alasan mengapa penting untuk mengetahui masa retensi adalah:
1. Menghindari Sanksi dan Denda
Jika perusahaan atau organisasi tidak mematuhi masa retensi yang ditentukan, maka dapat dikenakan sanksi dan denda oleh otoritas yang berwenang. Hal ini dapat merugikan perusahaan atau organisasi secara finansial dan reputasi.
2. Memudahkan Pencarian Dokumen
Dengan mengetahui masa retensi dokumen, perusahaan atau organisasi dapat dengan mudah mencari dokumen yang dibutuhkan pada saat audit, pemeriksaan pajak, atau litigasi. Hal ini dapat menghemat waktu dan biaya perusahaan atau organisasi.
3. Menjaga Kerahasiaan Data dan Dokumen
Dengan membuang dokumen atau informasi yang sudah tidak dibutuhkan sesuai dengan masa retensi yang ditentukan, perusahaan atau organisasi dapat menjaga kerahasiaan data dan dokumen yang dimilikinya. Hal ini dapat mencegah kebocoran data dan dokumen yang dapat merugikan perusahaan atau organisasi.
Cara Menyimpan Dokumen dan Informasi
Setelah mengetahui masa retensi dokumen, perusahaan atau organisasi harus menyimpan dokumen dan informasi secara aman dan teratur. Beberapa cara yang dapat dilakukan adalah:
1. Menggunakan Sistem Penyimpanan Digital
Dengan menggunakan sistem penyimpanan digital, perusahaan atau organisasi dapat menyimpan dokumen dan informasi secara aman dan teratur. Sistem ini juga memudahkan pencarian dan pengambilan dokumen dan informasi yang dibutuhkan.
2. Menyimpan Dokumen dan Informasi dalam Kotak Arsip
Dokumen dan informasi yang masih diperlukan dapat disimpan dalam kotak arsip yang diberi label dan tanggal penyimpanan. Kotak arsip harus disimpan di tempat yang aman dan terlindung dari kebakaran dan bencana alam lainnya.
3. Menghancurkan Dokumen dan Informasi yang Sudah Tidak Diperlukan
Dokumen dan informasi yang sudah melewati masa retensi harus dihancurkan dengan cara yang aman dan teratur seperti menggunakan mesin penghancur kertas atau membakar dokumen tersebut. Hal ini untuk mencegah kebocoran data dan dokumen yang dapat merugikan perusahaan atau organisasi.
Kesimpulan
Masa retensi adalah waktu yang ditentukan untuk menyimpan dokumen atau informasi sebelum akhirnya dihapus atau dibuang. Mengetahui masa retensi sangat penting untuk menjaga keamanan dan kebersihan data dan dokumen yang dimiliki perusahaan atau organisasi. Perusahaan atau organisasi harus menyimpan dokumen dan informasi secara aman dan teratur sesuai dengan masa retensi yang ditentukan untuk menghindari sanksi dan denda, memudahkan pencarian dokumen, dan menjaga kerahasiaan data dan dokumen.
