Pengertian Surat Tugas
Surat tugas adalah salah satu jenis surat resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan atau institusi untuk memberikan tugas atau tanggung jawab tertentu kepada seseorang atau sekelompok orang. Surat tugas biasanya berisi informasi tentang tujuan tugas, durasi tugas, lokasi tugas, dan instruksi lain yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas.
Tujuan Surat Tugas
Tujuan utama surat tugas adalah untuk memberikan arahan atau instruksi kepada penerima tugas tentang apa yang harus dilakukan, kapan, dan di mana. Selain itu, surat tugas juga berfungsi sebagai dokumen legal yang bisa digunakan sebagai bukti bahwa penerima tugas memang memiliki tanggung jawab tertentu dalam sebuah proyek atau pekerjaan.
Unsur-unsur Surat Tugas
Sebuah surat tugas biasanya terdiri dari beberapa unsur penting, antara lain:
1. Judul
Judul surat tugas harus singkat dan jelas, sehingga penerima tugas bisa langsung memahami apa yang dimaksud dalam surat tersebut.
2. Identitas Surat
Identitas surat meliputi nomor surat, tanggal surat, dan nama dan jabatan pihak yang mengeluarkan surat.
3. Identitas Penerima Tugas
Identitas penerima tugas meliputi nama lengkap, jabatan, dan unit kerja atau bagian yang akan menerima tugas.
4. Tujuan Tugas
Tujuan tugas harus dijelaskan secara jelas dan singkat, sehingga penerima tugas bisa memahami apa yang diharapkan dari tugas yang diberikan.
5. Durasi Tugas
Durasi tugas harus dijelaskan secara jelas, mulai dari tanggal awal tugas hingga tanggal akhir tugas. Jika ada perpanjangan waktu, harus dijelaskan juga.
6. Lokasi Tugas
Lokasi tugas harus dijelaskan secara jelas, mulai dari nama proyek atau pekerjaan, alamat, hingga nomor telepon yang bisa dihubungi jika terjadi kendala.
7. Instruksi dan Petunjuk
Instruksi dan petunjuk harus dijelaskan secara rinci dan jelas, sehingga penerima tugas bisa menjalankan tugas dengan tepat dan efektif.
Cara Membuat Surat Tugas yang Efektif
Berikut adalah beberapa tips untuk membuat surat tugas yang efektif:
1. Tentukan Tujuan Tugas
Sebelum membuat surat tugas, tentukan terlebih dahulu tujuan tugas dan apa yang diharapkan dari penerima tugas. Hal ini akan membantu Anda untuk menyusun instruksi yang jelas dan rinci.
2. Jelaskan Instruksi dengan Rinci
Instruksi dan petunjuk dalam surat tugas harus dijelaskan dengan rinci dan jelas, sehingga penerima tugas bisa memahami apa yang diharapkan dan bagaimana cara menjalankan tugas dengan tepat.
3. Gunakan Bahasa yang Jelas dan Mudah Dipahami
Gunakan bahasa yang jelas dan mudah dipahami dalam surat tugas. Hindari menggunakan bahasa yang terlalu formal atau sulit dipahami, karena hal ini bisa membuat penerima tugas kesulitan untuk memahami instruksi yang diberikan.
4. Tetapkan Batas Waktu yang Jelas
Tetapkan batas waktu yang jelas dalam surat tugas, mulai dari tanggal awal tugas hingga tanggal akhir tugas. Jika ada perpanjangan waktu, tetapkan juga batas waktu yang jelas.
5. Sertakan Informasi Kontak yang Bisa Dihubungi
Sertakan informasi kontak yang bisa dihubungi jika terjadi kendala dalam menjalankan tugas. Hal ini akan memudahkan penerima tugas untuk menghubungi Anda jika ada masalah yang perlu diselesaikan.
Contoh Surat Tugas
Berikut adalah contoh surat tugas yang bisa Anda gunakan sebagai referensi:
Surat Tugas
Nomor: ST/001/2021
Jakarta, 1 Januari 2021
Kepada Yth.
Bapak/Ibu/Saudara/i
Nama: Ahmad
Jabatan: Kepala Bagian Keuangan
Unit Kerja: PT ABC
Di tempat
Dalam rangka pelaksanaan proyek pembangunan gedung baru PT ABC, dengan ini kami memberikan tugas kepada Saudara untuk:
1. Menyusun laporan keuangan proyek setiap bulan, mulai dari bulan Januari hingga bulan Juni 2021.
2. Melakukan audit keuangan proyek setiap bulan, mulai dari bulan Januari hingga bulan Juni 2021.
3. Menyusun laporan keuangan akhir proyek pada bulan Juli 2021.
Tugas tersebut harus diselesaikan sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan. Jika ada kendala atau perubahan jadwal, segera hubungi kami melalui nomor telepon yang tercantum di bawah ini:
No. Telepon: 0812XXXXXX
Demikian surat tugas ini kami sampaikan, atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
PT ABC
Bagian Keuangan
Kesimpulan
Surat tugas adalah salah satu jenis surat resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan atau institusi untuk memberikan tugas atau tanggung jawab tertentu kepada seseorang atau sekelompok orang. Surat tugas harus memuat beberapa unsur penting, seperti judul, identitas surat, identitas penerima tugas, tujuan tugas, durasi tugas, lokasi tugas, dan instruksi dan petunjuk. Untuk membuat surat tugas yang efektif, Anda harus menentukan tujuan tugas, menjelaskan instruksi dengan rinci, menggunakan bahasa yang jelas dan mudah dipahami, tetapkan batas waktu yang jelas, dan sertakan informasi kontak yang bisa dihubungi. Dengan memperhatikan tips dan contoh surat tugas di atas, Anda diharapkan bisa membuat surat tugas yang efektif dan bisa membantu penerima tugas dalam menyelesaikan tugas yang diberikan.
