Mail merge adalah salah satu fitur unggulan dari Microsoft Office Word. Fitur ini memudahkan pengguna untuk mengirimkan email atau surat dengan format yang sama, namun ditujukan kepada penerima yang berbeda-beda. Dalam artikel ini, kami akan membahas cara membuat mail merge di MS Office Word 2007, 2010, dan 2013.
Persiapan Sebelum Membuat Mail Merge
Sebelum membuat mail merge, pastikan Anda sudah menyiapkan dokumen yang akan dijadikan sebagai dasar mail merge. Dokumen tersebut bisa berupa surat atau email. Selain itu, Anda juga perlu menyiapkan data penerima yang akan menerima surat atau email tersebut. Data penerima bisa Anda simpan dalam format Excel atau Access.
Membuat Mail Merge dengan MS Office Word 2007
Langkah pertama dalam membuat mail merge di MS Office Word 2007 adalah membuka dokumen yang akan digunakan sebagai dasar mail merge. Setelah itu, klik menu Mailings di bagian atas layar. Kemudian pilih Select Recipients dan klik Use Existing List. Pilih file data penerima yang sudah disiapkan sebelumnya. Setelah itu, klik OK.
Selanjutnya, Anda bisa memilih jenis dokumen yang akan digunakan sebagai dasar mail merge, seperti surat atau email. Setelah memilih jenis dokumen yang diinginkan, tambahkan field yang akan digunakan sebagai variabel. Field tersebut bisa berupa nama, alamat, atau informasi lainnya yang ada di file data penerima.
Setelah selesai menambahkan field, klik menu Finish & Merge dan pilih Print Documents. Langkah ini akan mencetak dokumen mail merge sesuai dengan data penerima yang sudah dipilih sebelumnya.
Membuat Mail Merge dengan MS Office Word 2010 dan 2013
Langkah pertama dalam membuat mail merge di MS Office Word 2010 dan 2013 sama dengan langkah pada MS Office Word 2007. Setelah membuka dokumen yang akan digunakan sebagai dasar mail merge, klik menu Mailings di bagian atas layar. Kemudian pilih Select Recipients dan klik Use Existing List. Pilih file data penerima yang sudah disiapkan sebelumnya. Setelah itu, klik OK.
Setelah memilih file data penerima, Anda bisa memilih jenis dokumen yang akan digunakan sebagai dasar mail merge. Setelah memilih jenis dokumen yang diinginkan, tambahkan field yang akan digunakan sebagai variabel. Field tersebut bisa berupa nama, alamat, atau informasi lainnya yang ada di file data penerima.
Setelah selesai menambahkan field, klik menu Finish & Merge dan pilih Send Email Messages. Langkah ini akan membuka jendela email baru dan mengisi field To, Subject, dan Body berdasarkan data penerima yang sudah dipilih sebelumnya.
Kesimpulan
Dalam artikel ini, kami telah membahas cara membuat mail merge di MS Office Word 2007, 2010, dan 2013. Mail merge adalah fitur yang sangat berguna bagi pengguna yang ingin mengirimkan email atau surat dengan format yang sama, namun ditujukan kepada penerima yang berbeda-beda. Dengan mengikuti langkah-langkah yang telah kami jelaskan di atas, Anda bisa dengan mudah membuat mail merge di MS Office Word dan menghemat waktu dalam mengirimkan email atau surat kepada banyak penerima.
