Banyak pekerjaan kantor yang membutuhkan penggunaan mail merge di Microsoft Word untuk mengirimkan surat massa. Namun, proses mail merge bisa menjadi sangat melelahkan jika data yang digunakan berasal dari Microsoft Excel.
Apa itu Mail Merge?
Mail merge adalah proses menggabungkan dokumen utama dengan sumber data lainnya, seperti daftar nama, alamat, atau nomor telepon, untuk menghasilkan serangkaian dokumen yang sama, tetapi dengan informasi yang berbeda-beda.
Mengapa Menggunakan Mail Merge Sangat Penting?
Mail merge sangat penting untuk menghemat waktu dan tenaga saat mengirimkan surat massa, seperti undangan, faktur, atau brosur untuk pelanggan. Dengan mail merge, kita bisa menghemat waktu untuk menulis ulang informasi yang sama di setiap surat.
Bagaimana Cara Membuat Mail Merge di Word dengan Sumber Data dari Excel?
Berikut adalah langkah-langkah cara membuat mail merge di Word menggunakan sumber data dari Excel lebih praktis:
1. Siapkan File Excel
Buat daftar data di Excel yang akan digunakan sebagai sumber data mail merge. Pastikan bahwa setiap kolom mewakili satu informasi yang ingin ditampilkan di dokumen akhir, seperti nama, alamat, kota, atau kode pos.
2. Buka Microsoft Word
Buka dokumen Microsoft Word yang akan digunakan untuk mail merge. Pilih tab “Mailings” dan klik “Start Mail Merge”.
3. Pilih Jenis Dokumen
Pilih jenis dokumen yang ingin dibuat, seperti surat, amplop, label, atau email. Setelah itu, klik “Next: Starting document” di bagian bawah.
4. Pilih Sumber Data
Pilih “Use an existing list” jika sumber data yang ingin digunakan sudah ada di Excel. Pilih “Browse” untuk mencari file Excel yang sudah disiapkan sebelumnya. Setelah itu, klik “Next: Select recipients” di bagian bawah.
5. Pilih Data yang Akan Digunakan
Pilih data yang akan digunakan untuk mail merge. Klik kotak “Checkbox” untuk memilih semua data atau pilih data yang ingin digunakan secara manual. Setelah itu, klik “OK”.
6. Tulis Konten Dokumen
Setelah selesai memilih sumber data, kita bisa mulai menulis konten dokumen di Word. Gunakan tanda kurung kurawal ({}) di sekitar nama kolom di Excel untuk menunjukkan di mana data harus masuk.
7. Preview Dokumen
Setelah selesai menulis konten dokumen, kita bisa melihat preview dokumen dengan klik “Preview Results” pada tab “Mailings”.
8. Selesai
Setelah preview dokumen, kita bisa mencetak dokumen atau mengirimkan email sesuai dengan kebutuhan.
Kesimpulan
Dengan mengikuti langkah-langkah yang telah dijelaskan di atas, kita bisa membuat mail merge di Word menggunakan sumber data dari Excel lebih praktis. Proses mail merge yang awalnya memakan waktu dan melelahkan, sekarang bisa dilakukan dengan lebih mudah dan cepat.
