Surat resmi merupakan salah satu bentuk surat yang digunakan untuk keperluan formal dan resmi seperti mengajukan permohonan, memberikan pemberitahuan, atau menyampaikan informasi penting. Surat resmi juga sering digunakan dalam dunia kerja, baik itu perusahaan, instansi pemerintah, atau lembaga pendidikan.
Jenis-jenis Surat Resmi
Sebelum membahas cara membuat surat resmi, ada baiknya kita mengetahui jenis-jenis surat resmi terlebih dahulu. Berikut adalah beberapa jenis surat resmi:
- Surat Permohonan
- Surat Pemberitahuan
- Surat Undangan
- Surat Penawaran
- Surat Perjanjian
Cara Membuat Surat Resmi
Berikut ini adalah cara membuat surat resmi yang baik dan benar:
1. Pilih Format Surat
Sebelum menulis surat resmi, tentukan terlebih dahulu format surat yang akan digunakan. Beberapa format surat resmi yang umum digunakan antara lain:
- Format Block Style
- Format Modified Block Style
- Format Semi Block Style
2. Tentukan Tujuan Surat
Tentukan terlebih dahulu tujuan dari surat yang akan ditulis. Apakah untuk mengajukan permohonan, memberikan pemberitahuan, atau menyampaikan informasi penting.
3. Tuliskan Identitas Pengirim
Tuliskan identitas pengirim surat pada bagian atas kiri surat, yaitu nama perusahaan atau instansi, alamat, nomor telepon, dan email.
4. Tuliskan Identitas Penerima
Tuliskan identitas penerima surat pada bagian atas kanan surat, yaitu nama perusahaan atau instansi, alamat, nomor telepon, dan email.
5. Tuliskan Tanggal
Tuliskan tanggal pengiriman surat pada bagian atas kanan surat di bawah identitas penerima.
6. Tuliskan Nomor Surat
Tuliskan nomor surat pada bagian atas kanan surat di bawah tanggal pengiriman surat.
7. Tuliskan Perihal
Tuliskan perihal surat pada bagian tengah surat dengan font yang lebih besar dari font isi surat. Perihal surat harus jelas dan singkat.
8. Salam Pembuka
Tuliskan salam pembuka pada baris berikutnya setelah perihal surat. Salam pembuka yang umum digunakan antara lain:
- Kepada Yth.
- Dengan Hormat,
- Salam Sejahtera,
9. Isi Surat
Isi surat harus jelas, singkat, padat, dan terstruktur. Hindari penggunaan bahasa yang sulit dipahami atau ambigu. Gunakan kalimat yang lugas dan mudah dimengerti.
10. Salam Penutup
Tuliskan salam penutup pada baris berikutnya setelah isi surat. Salam penutup yang umum digunakan antara lain:
- Hormat Saya,
- Atas perhatian dan kerjasamanya saya ucapkan terima kasih,
- Demikian surat ini saya sampaikan, harap maklum atas segala kekurangan,
11. Tandatangan Pengirim
Tandatangani surat pada bagian bawah surat di sebelah kiri. Di bawah tandatangan, tuliskan nama pengirim dan jabatan.
12. Lampiran
Jika surat dilampiri dengan dokumen, tuliskan lampiran pada bagian bawah surat di sebelah kanan. Tuliskan jumlah lampiran dan jenis dokumen yang dilampirkan.
Contoh Surat Resmi
Berikut ini adalah contoh surat resmi yang baik dan benar:
PT. Contoh Surat
Jl. Contoh No. 1, Jakarta 12345
Telp. (021) 12345678
Email: [email protected]
Kepada Yth.
Bapak/Ibu Penerima
Perusahaan Penerima
Jl. Penerima No. 2, Jakarta 67890
Jakarta, 1 Juni 2022
No. Surat: 001/CS/VI/2022
Perihal: Permohonan Kerjasama
Dengan hormat,
Kami dari PT. Contoh Surat, sebuah perusahaan yang bergerak di bidang jasa konsultasi, ingin mengajukan permohonan kerjasama dengan perusahaan Bapak/Ibu. Kami melihat bahwa perusahaan Bapak/Ibu memiliki potensi yang besar dalam bidang yang sama dengan kami, sehingga kami berharap dapat menjalin kerjasama yang saling menguntungkan.
Adapun jenis kerjasama yang kami tawarkan adalah sebagai berikut:
- Kerjasama pemasaran
- Kerjasama pengembangan produk
- Kerjasama pengembangan sumber daya manusia
Kami berharap Bapak/Ibu bersedia untuk bertemu dengan kami guna membahas lebih lanjut mengenai kerjasama ini. Kami siap untuk menjelaskan lebih detail mengenai rencana kerjasama yang kami tawarkan.
Demikian surat ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
PT. Contoh Surat
Lampiran: 2 berkas dokumen
Kesimpulan
Menulis surat resmi memang memerlukan ketelitian dan kehati-hatian. Namun, dengan mengikuti cara membuat surat resmi yang baik dan benar serta contoh surat resmi yang telah disediakan di atas, diharapkan dapat membantu Anda dalam menyusun surat resmi yang efektif dan berkesan.
