Surat edaran resmi merupakan salah satu jenis surat yang digunakan untuk menyampaikan informasi atau kebijakan tertentu secara luas kepada karyawan, mitra bisnis, atau masyarakat umum. Dalam bisnis, surat edaran resmi sering digunakan untuk memberikan instruksi atau pengumuman terkait kebijakan perusahaan, acara, atau produk baru.
Jika Anda sedang mencari contoh surat edaran resmi untuk keperluan bisnis atau administrasi, berikut ini adalah panduan lengkap dan praktis yang dapat membantu Anda.
Persiapan Menulis Surat Edaran Resmi
Sebelum menulis surat edaran resmi, ada beberapa hal yang perlu dipersiapkan terlebih dahulu. Berikut ini adalah beberapa persiapan yang dapat Anda lakukan:
1. Tentukan Tujuan Surat
Sebelum menulis surat edaran resmi, tentukan terlebih dahulu tujuan dari surat tersebut. Apakah surat tersebut digunakan untuk memberikan instruksi, pengumuman, atau informasi lainnya. Dengan menentukan tujuan surat, Anda dapat menentukan bahasa dan gaya penulisan yang tepat.
2. Tentukan Sasaran Surat
Selanjutnya, tentukan sasaran atau target dari surat edaran resmi. Apakah surat tersebut ditujukan untuk karyawan, mitra bisnis, atau masyarakat umum. Dengan menentukan sasaran surat, Anda dapat menyesuaikan bahasa dan gaya penulisan yang sesuai dengan target tersebut.
3. Gunakan Bahasa Formal
Surat edaran resmi harus menggunakan bahasa formal dan sopan. Hindari menggunakan bahasa yang terlalu informal atau slang. Gunakan kata-kata yang tepat dan jelas untuk menyampaikan informasi yang ingin disampaikan.
4. Perhatikan Format Surat
Perhatikan format surat yang digunakan. Gunakan header surat yang mencantumkan nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan email. Selain itu, gunakan salam pembuka yang sopan dan penutup yang sesuai dengan tujuan surat.
Contoh Surat Edaran Resmi
Berikut ini adalah contoh surat edaran resmi yang dapat Anda gunakan sebagai referensi:
Contoh Surat Edaran Resmi untuk Karyawan
Perusahaan XYZ
Jl. Sudirman No. 10
Jakarta
Kepada seluruh karyawan Perusahaan XYZ,
Dalam rangka meningkatkan kualitas pelayanan kepada pelanggan, perusahaan kami akan melakukan pelatihan karyawan pada tanggal 15-16 Agustus 2021 di ruang rapat utama. Pelatihan ini akan diikuti oleh seluruh karyawan dari berbagai departemen dan dibawakan oleh trainer yang berpengalaman di bidangnya.
Kami memohon kerjasama dari seluruh karyawan untuk dapat mengikuti kegiatan pelatihan ini sesuai jadwal yang telah ditentukan. Adapun jadwal pelatihan akan disampaikan melalui email dan papan pengumuman.
Demikian surat edaran ini kami sampaikan. Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.
Hormat kami,
Manajemen Perusahaan XYZ
Contoh Surat Edaran Resmi untuk Mitra Bisnis
Perusahaan XYZ
Jl. Sudirman No. 10
Jakarta
Kepada seluruh mitra bisnis Perusahaan XYZ,
Kami mengucapkan terima kasih atas kerjasama yang sudah terjalin selama ini. Dalam rangka mempererat hubungan bisnis, perusahaan kami akan mengadakan acara makan malam bersama pada tanggal 20 Agustus 2021 di Hotel Grand Hyatt Jakarta.
Kami mengundang seluruh mitra bisnis untuk dapat hadir pada acara tersebut. Adapun dress code yang harus dipatuhi adalah formal. Kami juga memohon konfirmasi kehadiran dari seluruh mitra bisnis yang diundang.
Demikian surat edaran ini kami sampaikan. Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.
Hormat kami,
Manajemen Perusahaan XYZ
Kesimpulan
Surat edaran resmi merupakan salah satu jenis surat yang penting dalam bisnis dan administrasi. Dalam menulis surat edaran resmi, Anda perlu mempersiapkan beberapa hal seperti menentukan tujuan surat, sasaran surat, menggunakan bahasa formal, dan memperhatikan format surat. Dengan menggunakan contoh surat edaran resmi yang tepat, Anda dapat menulis surat edaran resmi dengan mudah dan efektif.
